Консульская легализация документов в Республике Казахстан

Если вы планируете приехать в Казахстан для работы/учебы или выехать за рубеж на временное или постоянное проживание вам может потребоваться процедура консульской легализации документов. Это своего рода международный нотариус, который подтверждает действительность документа в другом государстве.

Официальный документ может быть предъявлен в государстве, в котором он выдан без необходимости проверки его происхождения. Однако, если документ предъявляется за рубежом, его происхождение может нуждаться в проверке. Дело в том, что получатель может не быть знаком с личностью или официальной должностью лица, подписавшего документ, или наименованием органа, который поставил на нем печать / штамп. В результате государства начали требовать, чтобы происхождение документа из иностранного государства было удостоверено должностным лицом, которому знаком этот документ. Именно в связи с этим и была разработана описанная ниже процедура.

Сколько времени занимает процедура консульской легализации?

Процедура представляет собой сложный двусторонний процесс признания документов.

Документ должен быть подтвержден уполномоченным органом сначала в стране выдачи документа, а потом, подтвержден уполномоченным органом в стране назначения документа. В тоже время, есть два возможных сценария легализации: в два и в три этапа.

Сценарий №1: упрощенная процедура в два этапа

1. Проставление штампов легализации уполномоченным органом в стране выдачи документа (3-5 рабочих дней со дня подачи документов).
2. Проставление штампов в стране назначения документа (3-5 рабочих дней со дня подачи документов).

Например, диплом, выданный в Канаде с целью использования в Казахстане, будет проходить следующие этапы:

• МИД Канады сверяет подписи и печати на дипломе с имеющимися у себя образцами. Уполномоченный орган проставляет штампы легализации и тем самым подтверждает подлинность печатей и подписей на дипломе.
• Посольство РК в Канаде сверяет подписи и печати МИД Канады с имеющимися у себя образцами. Посольство РК проставляет штампы легализации и тем самым подтверждает подлинность печатей и подписей МИД Канады.

Сценарий №2: многоступенчатая процедура в три этапа

1. Проставление штампов легализации уполномоченным органом в стране выдачи документа (3-5 рабочих дней со дня подачи документов).
2. Проставление штампов в стране назначения документа посольством своей страны (3-5 рабочих дней со дня подачи документов).
3. Проставление штампов уполномоченным органом в стране назначения документа. (3-5 рабочих дней со дня подачи документов).

Давайте рассмотрим этом сценарий, на примере диплома, выданного в Канаде с целью использования в Казахстане:

• МИД Канады сверяет подписи и печати на дипломе с имеющимися у себя образцами. Уполномоченный орган проставляет штампы и тем самым подтверждает подлинность печатей и подписей на дипломе.
• Заявитель не может посетить Посольство РК в Канаде, поэтому приезжает в Казахстан. Здесь обращается в посольство Канады в РК, сверить подписи и печати МИД Канады с имеющимися у себя образцами.
• У ДКС МИД РК нет образцов подписей МИД Канады, поэтому здесь добавился еще один этап – посольство Канады в РК. Далее, ДКС МИД РК сверяет подписи и печати на документе с образцами подписей посольства Канады у себя. Проставляя штампы легализации, ДКС МИД тем самым подтверждает подлинность печатей и подписей посольства Канады.

Таким образом, смысл консульской легализации заключается в пошаговом подтверждении подписей и печатей уполномоченного органа.

Целью этой процедуры является обеспечение гарантии органам страны, где документ предназначен действовать, в том, что документ является подлинным и оформлен должным образом. 

Кому не требуется консульская легализация?

1. Для стран участниц Гаагской конвенции от 1961 г.  Для граждан этих стран действует упрощенная процедура – апостиль.
2. Когда между странами заключен договор, отменяющий требование легализации. В Казахстане, консульская легализация не требуется для стран участниц Минской и Кишиневской конвенций о правовой помощи.

Какие это страны:

• Азербайджан
• Армения
• Беларусь
• Грузия
• Казахстан
• Кыргызстан
• Россия
• Таджикистан
• Туркменистан
• Узбекистан
• Украина

Какие страны НЕ подписали Гаагскую конвенцию и кому требуется консульская легализация?

• ОАЭ
• Саудовская Аравия
• Ливия
• Кувейт
• Китай (кроме Макао и Гонконга)
• Коста-Рика
• Канада
• Шри-Ланка
• Ирак
• Египет
• Палестина
• Уругвай
• Чили
• Катар и др.

Сколько стоит консульская легализация в Казахстане?

Здесь надо рассматривать на определенном примере, т.к. ставки посольств в разных странах отличаются. Возьмем, к примеру диплом, выданный в Казахстане для использования в Канаде.

1. Сначала документ надо легализовать в ДКС МИД РК. Ставка сбора – 0.5 МРП.
2. Далее документ легализуется в посольстве Канады в Казахстане. Ставка сбора – 50 канадских долларов.

Дополнительные расходы: услуги юридических консультантов, перевод и заверение документа.

Какие документы требуют отметки консульской легализации?

• документы об образовании
• свидетельство о рождении
• свидетельство о браке / разводе
• регистрационные документы юридических лиц
• справки с органов МВД, архивов, выписки из архивных ведомств
• доверенности
• нотариальные переводы и др. официальные документы.

Какой перечень документов надо предоставить?

Для легализации документов требуется заявление в произвольной форме с приложением следующих документов заявителя:

• Копия документа, удостоверяющего личность. При себе необходимо иметь оригинал для сверки.
• Нотариально заверенный перевод документа, подлежащий легализации.
• Квитанция об оплате консульского сбора.
• Доверенность на представителя, если документы подаются не самим заявителем.

Важный момент: процедура отличается для физических и юридических лиц. Список документов для юридических лиц уточняйте у консультантов.

Где в законодательстве прописаны нормы процедуры?

В Правилах консульской легализации, Приказа Министра иностранных дел Республики Казахстан от 21 ноября 2000 г. N 264.

Поэтапный план действий

1. Подготовка нотариально заверенных копий документов.
2. Перевод и нотариальное заверение перевода документа.
3. Оплата пошлины для легализации в МИД.
4. Подача документов на легализацию документа в МИД своей страны, где подтверждается подпись и печать нотариуса.
5. Оплата пошлины для легализации в посольстве иностранного государства.
6. Подача документов на легализацию документа в посольстве страны назначения документа, где подтверждается подпись и печать МИД.

Важный момент: документ может быть легализован в оригинале, либо в нотариально заверенной копии. Детали надо уточнять у уполномоченного органа.

Зоны риска?

• Отсутствие образцов подписей и печатей нотариусов в базе ДКС МИД РК. В этом случае, уполномоченный орган отправляет официальный запрос в Департамент Юстиции, в судебные инстанции и др. органы для получения образцов. Это занимает дополнительное время.
• Требования к нотариально заверенным документам: тройной дырокол, документы прошиваются обязательно красной лентой и др.
• Документы от юридических лиц принимаются только с копиями учредительных документов. Документы нужно сдавать ежегодно.
• Оплата от юридических лиц подтверждается платежным поручением.
• Оплата от физического лица должна подтверждаться самим заявителем, не действующим по доверенности и др.