Апостиль документов в Республике Казахстан

Если консульская легализация – это многоступенчатая процедура, то апостилирование документов в Казахстане проходит в один этап. Проставляется специальный знак на оригинале или копии документа. На справках, которые можно запрашивать неоднократно, этот знак обычно проставляется на оригинале. На дипломах, свидетельствах о браке и др. документах, которые как правило выдаются на единоразовой основе, апостиль проставляется на нотариально заверенной копии документа.

Основным документом регулирующим процедуру проставления такой процедуры является Гаагская конвенция от 1961 г. Здесь текст конвенции на русском языке. Апостиль оформляется по образцу, прилагаемому к Конвенции, в виде квадрата со стороной не менее 9 см.

Важный момент: апостиль действителен только в тех странах, которые стали участниками Гаагской конвенции. В обратном случае, требуется процедура консульской легализации.

Сколько времени это занимает?

Процедура апостилирования В Казахстане занимает 1-3 рабочих дня с даты подачи документов. В тоже время, есть процесс сбора документов, перевода, нотариального заверения и оплаты гос. пошлины. Все это может занять до 15-20 рабочих дней.

Сколько стоит?

Стоимость гос. пошлины составляет 0,5 МРП за каждый документ согласно подпункту 7) статьи 615 Кодекса Республики Казахстан “О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)” от 25 декабря 2017 года.

Дополнительные расходы: перевод, нотариальное заверение и услуги юридических консультантов, в случае обращения по доверенности. Расценки действительны для документов выданных на территории РК

Какое ведомство проставляет штамп апостиля?

Апостилирование всегда проставляется в стране выдачи документа. Как правило, этим занимается подотчетные ведомства Министерства юстиции, МВД, Департаменты образования и др. В Казахстане штампы апостилей проставляют Департаменты юстиций областей, городов Нур-Султан, Алматы и Шымкент.

В настоящее время, подача и выдача документов в РК осуществляется в бумажной версии через НАО «Государственная корпорация Правительство для граждан» или через электронный портал www.egov.kz.

Какие печати подтверждают штамп апостилирования?

Апостиль – это специальный знак, который проставляется на документах. Согласно Гаагской конвенции, он должен иметь прямоугольную или квадратную форму со стороной не менее 9 сантиметров и содержать ряд сведений по образцу.

Заголовок всегда указывается на французском языке: Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961), остальная часть может быть дана на французском / английском и / или национальном языке. Способ проставления зависит от страны: штамп, клей, печать, стикеры, ленты, и т.д. Штамп может располагаться на самом документе или прикрепляться в виде приложения. Образец апостиля в РК.

Где в законодательстве прописаны нормы?

Информация указана в Правилах оказания государственной услуги “Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан”. Приложение 1 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 27 мая 2020 года № 58.

Какие документы требуются для получения апостиля?

• заявление
• удостоверение личности
• оригинал либо нотариально заверенная копия документа, подлежащего апостилированию
• подтверждение оплаты государственной пошлины
• доверенность, в случае обращения представителя

Кому не требуется апостиль?

В Казахстане он не требуется для стран участниц Минской и Кишиневской конвенций о правовой помощи.

Какие это страны:

1. Азербайджан
2. Армения
3. Беларусь
4. Грузия
5. Казахстан
6. Кыргызстан
7. Россия
8. Таджикистан
9. Туркменистан
10. Узбекистан

Существует ошибочное мнение, что документы, выданные в Украине, не требуют апостиля. С середины мая 2024 года Украина официально прекратила свое участие в Минской конвенции 1993 года о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, в связи с чем все госорганы РК требуют апостиль на документах, которые были выданы в Украине. Для засвидетельствования копии или переводов украинских документов нотариусы также требуют наличие апостиля в документах.

Какие документы требуют получение отметки апостиля?

1. документы об образовании (дипломы, аттестаты, приложения к диплому)
2. свидетельство о рождении
3. свидетельство о браке / разводе
4. свидетельство о смене фамилии
5. регистрационные и юридические документы юридических лиц
6. справки с органов МВД, архивов, выписки из архивных ведомств
7. доверенности / завещания
8. нотариальные переводы и др. официальные документы.

Если апостилируется нотариально засвидетельствованная копия либо перевод документа, то согласно приказу Министерства юстиции РК от 31.01.2012 г. №32 «Об утверждении правил нотариального производства», документы для совершения действий за границей, не сгибаются, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичного штампа нотариусом не допускается.

Это одно из условий для проставления апостился в нотариально заверенной копии документа. Иногда бывает так, что нотариусы заверяют документы не в соответствии с требованиями выше, в связи с чем заявители получают отказ в апостилировании документа.

В целом, существуют ряд основании для отказа в проставлении штампа апостиля, такие как предоставление недостоверных документов или данных в документах, несоответствие предоставленных документов, данных, сведений в документах требованиям, установленными нормативно правовыми актами РК, и т.д.

Какие есть зоны риска при апостилировании документов?

– Электронный апостиль. В настоящий момент, в Казахстане нотариусы отказываются нотариально заверять иностранные документы без гербовой печати и живой подписи. В электронном апостиле, штамп обычно проставляется путем создания его электронной версии на основе двухмерного штрихового или QR-кода. В коде содержатся все записи, сделанные в реестре.

– Некоторые страны-участники требуют двойное апостилирование. Схема двойного апостилирования такая: вначале проставляется апостиль на оригинал, затем осуществляется нотариальный перевод документа, после чего апостилируется переведенная нотариальная копия. Такая усложненная система применяется в Швейцарии, Нидерландах, Австрии и ряде других стран.

– Удаленность места проживания от места выдачи документа. В США апостиль надо проставлять в том штате, где был выдан документ. Принцип экстерриториальности как в Казахстане не работает.

Существуют и другие тонкости процедуры получения апостиля. Все индивидуально и зависит от требований принимающей стороны.

Что такое электронный апостиль?

Электронный апостиль — это тот же самое, только аналог печатного штампа, но, с некоторыми преимуществами:

• можно получить удаленно без личного присутствия
• нет необходимости предоставлять бумажные документы
• процедура проходит быстрее.

Электронный апостиль начали внедрять участники Гаагской конвенции и Национальной ассоциации нотариусов США (НАН) начиная с 2006 гг. В итоге создали цифровую технологию – e-APP (electronic application of putting apostille – программа электронных апостилей).

Документ «e-apostille» — это копия основного документа, удостоверенная цифровой подписью или другим кодом. Файл передается с помощью электронных средств связи, таких как электронная почта, или иным образом становится доступен для загрузки или просмотра на веб-сайте. Компонент «Электронный реестр» программы e-APP включает ряд электронных записей, которые доступны в режиме онлайн и дают возможность получателям документа легко проверить происхождение апостиля, который они получили. В данный момент E-APP используют примерно 30 стран.

Не все принимают электронный апостиль, хотя преимущества для заявителей очевидны. С чем это связано? В первую очередь, это связано с особенностями местной правоприменительной практики и уровнем материально-технической базы. Уровень развития технологий в некоторых странах не позволяет обеспечить кибер-безопасность при электронном обращении.

Вопросы и ответы

Вопрос №1. Куда можно обратиться для апостилирования документа? Какой орган апостилирует документы и какие сроки рассмотрения?

Ответ: Для получения бумажной версии необходимо обратиться в НАО «Государственная корпорация Правительство для граждан». Электронный апостиль можно получить через электронный портал www.egov.kz. Однако сообщаем, что документы рассматривает Департамент юстиции РК. То есть, ЦОНы выступают в роли посредников.

Срок оказания услуги 2-3 рабочих дней, при этом дата приема документов не считается. Электронный апостиль получить проще и быстрее. Однако, некоторое время уходит на подготовку документов, переводы и заверения документов.

Вопрос №2. Апостиль ставится на копию документа?

Ответ: Апостилировать можно как оригинал документа, так как и нотариально засвидетельствованные копии. Обычно для документов, которые выдаются единожды (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, дипломы), апостиль ставят на нотариально заверенные копии.

Вопрос №3. Есть ли необходимость засвидетельствовать апостиль у нотариуса?

Ответ: Поставленные на апостиле подпись, печать или штамп компетентного органа не требуют какого-либо дополнительного заверения у нотариуса. То есть, документ с апостилем может использоваться в любой из стран-участниц Гаагской конвенции.

Вопрос №4. Есть ли срок действия у апостиля?

Ответ: Нет, апостиль действует столько же сколько и сам документ, так как в Гаагской Конвенции, регулирующие вопросы легализации документов с помощью апостиля не указан срок действия апостиля.

Вопрос №5. В чем разница между нотариальным заверением и апостилированием документа?

Ответ: Нотариус подтверждает подлинность документа, заверяя верность его подписей и часто имеет силу внутри страны. В то время как апостиль – это своего рода международный нотариус, который придает юридическую силу документу за рубежом, в любой из стран-участниц Гаагской конвенции.

Вопрос №6. Мне необходимо апостилировать свидетельство о браке, который был выдан в Казахстане, но переведенную копию на английский язык. Можно ли апостилировать сразу копию перевода документа?

Ответ: В вашей ситуации действует схема двойного апостилирования, который состоит из 4 этапов:

1. Сперва необходимо апостилировать оригинал документа на русском либо казахском языке;
2. Нотариус делает копию с оригинала документа и апостиля, ставит отметку “копия” и заверяет.
3. Далее заверенная копия переводится на английский язык, ставится подпись и печать переводчика, и нотариус подтверждает подлинность перевода, то есть подпись переводчика.
4. В таком виде заверенную, переведенную и заверенную копию документа заново нужно сдать на апостилирование.